CONTROL DE EFECTIVO EN EXCEL

Uno de los procesos más importantes en toda empresa es el control del flujo de efectivo, ya sea en las cuentas bancarias o en caja chica.

Para esto existe software especializado de pago o muchos otros programas gratuitos, aunque para empezar a organizar nuestras cuentas, no necesitamos más que una herramienta que en la actualidad se encuentra en la mayoría de las computadoras Microsoft Excel. 

Excel (Como comúnmente se le conoce) es un programa para la realización de hojas de cálculo dividido en celdas formadas por columnas y filas, con las cuales por medio de diversas fórmulas podemos realizar cálculos con los valores que se encuentran en cada celda. Las Formulas con las que cuenta Excel van desde las más sencillas operaciones aritméticas (Sumas, restas, multiplicaciones, divisiones) hasta operaciones lógicas, de búsqueda de valores, financieras y operaciones con mayor dificultad.

Para nuestro fin, empezaremos a usar Excel poco a poco para que nos ayude con lo que necesitamos; lo primero que necesitamos es saber que datos queremos que nos arroje o que tenga nuestra hoja de cálculo, en un principio solo necesitaremos unos cuantas columnas que nos ayudaran a controlar mejor el efectivo.

Para un mejor control del efectivo necesitamos saber cuánto dinero tenemos, cuánto dinero ganamos o depositamos, cuanto gastamos; además de saber cuándo y para que lo gastamos.

Iniciaremos nuestra hoja de cálculo con las siguientes columnas:

·         Fecha                  

·         Entrada de efectivo

·         Salida de efectivo

·         Concepto

·         Efectivo disponible

Quedaría de la siguiente manera:

 Ahora el siguiente paso es insertar las fórmulas para que al momento de ingresar los datos Excel nos arroje los datos que necesitamos, nos colocaremos en la celda E4 y pondremos la siguiente formula “=B4-C4” y en la celda E5 esta fórmula “=+E5+B5-C5”

En la imagen anterior se ven las formulas esto para que observen como serían las formulas, cuando ustedes pongan las formulas obtendrán en cada celda 0 ya que está aplicando la formula y al no tener datos el resultado es 0. Nos colocaremos en la celda E5 y la copiaremos hasta la celda E19 y quedaría como en la siguiente imagen:

Ahora pondremos en funcionamiento la hoja de cálculo para verificar que funcione correctamente, pondré algunos datos para que vean como quedaría

Ahora vamos a aplicar un filtro, nos colocaremos en la celda A3 y seleccionamos todo hasta la celda E19, vamos al menú datos y ponemos filtro como se muestra en la siguiente imagen:

Ya con el filtro podemos obtener información detallada de nuestros movimientos por ejemplo cuánto dinero ingreso en determinada fecha, cuánto dinero gastamos la semana pasada y mientras más información tengamos en la hoja de cálculo mayor es la información que podemos obtener.

 Además de que le podemos poner formatos, títulos a nuestra hoja de calculo para darle una mejor apariencia a nuestro reporte. 

Este es un control muy básico para el control de caja chica, ya teniendo mas bases de datos y con un poco mas de practica por medio de formulas podemos mejorar nuestro reporte.